Structurer le projet revient à l’envisager sous des angles différents et complémentaires. Cet effort de structuration permet un suivi efficace du projet grâce à ces différentes structures.
Ces structures doivent faire l’objet d’une codification afin d’en faciliter la manipulation.

Voici la méthodologie à suivre si vous souhaitez réaliser les bases d’une bonne structure en mode start-up. Bien entendu, dans l’application, il paraît difficile de respecter à 100% tous les indicateurs mais il faut s’en approcher au mieux au quotidien.

1. Diagramme des flux et des livrables

• Regroupe de façon logique l’ensemble des livrables (résultats concrets) et des activités correspondantes. Cette méthode permet de définir l’ordre dans lequel les produits du projet seront développés, ainsi que les dépendances qui les unissent.

Exemple de l’utilisation du digramme des flux avec le développement d’une bande dessinée.

2. L’architecture système

Ensuite, si vous menez un projet sur le développement d’un produit/service assez technique, il faudra alors :

• ABS : Assembly Breakdown Structure – Basée sur la nomenclature du produit, la structure de décomposition de l’assemblage du produit représente l’installation réelle du produit final
• PBS : Product Breakdown Structure – Correspond au découpage matériel du produit du projet, regroupe les éléments de même nature au sein du produit

3. Organigramme des tâches du projet

• WBS : Work Breakdown Structure
• Correspond à l’ordonnancement logique des tâches constitutives du projet

4. Organisation industrielle

• OBS : Organization Breakdown Structure – Correspond à l’organisation hiérarchique et fonctionnelle sous-jacente au projet

5. Organigramme des ressources

• RBS : Ressources Breakdown Structure – Correspond à l’organisation des ressources intervenant sur le projet. Encore une fois, vous allez créer un document visuel simplifiant la compréhension de la répartition des budgets.

6. Structure de décomposition des coûts

• CBS : Cost Breakdown Structure – Affectation des coûts estimés sur WBS et RBS

Pour réaliser un projet digital, il est impératif de structurer plusieurs étapes clés qui vous permettront de définir les différents périmètres d’engagements à réaliser. De plus cela aura un rôle déterminant dans la motivation de vos équipes. En effet, le fait d’avoir des paliers de progression permettra alors la limitation de la stagnation du projet en cours.

Durant votre phase de développement vous allez sans doute rencontrer des événements qui viendront casser votre process de production. Généralement, ces événements surviennent contre le gré et la volonté des parties prenantes et sont très souvent des contraintes qui viennent s’ajouter à la réalisation du projet.

Le but ici n’est pas de devenir parano et d’imaginer tous les plans de catastrophes qui sont à prévoir, cependant il faut imaginer des concepts d’événements qui ont des fortes chances d’exister et prévoir un plan de sortie.

Concepts d’événements

« Evénement dont l’apparition n’est pas certaine et dont la manifestation est susceptible d’affecter les objectifs du projet ».

Le risque résulte :

1. D’UN ALÉA

-> Evénement non-conforme au déroulement prévu

Par exemple : un membre de votre équipe quitte le navire et était le seul qualifié pour réaliser ses missions, ça peut être votre webdesigner, ou votre intégrateur web. Il faudra comme cité un peu plus haut anticiper ces derniers.

2. D’UNE INCERTITUDE

-> Etat lié à un manque d’informations lors de la planification

Par exemple : est-ce qu’une nouvelle règle de loi commerciale qui va arranger le projet aura bel et bien lieu avant la réalisation du projet ?

3. D’UN IMPRÉVU

-> Evénement dont la possibilité n’avait pas été envisagée, souvent par manque d’analyse.

Par exemple : l’apparition d’un concurrent sur le marché, le projet qui touche plus le marché international que national et donc la nécessité de traduire le site web plus rapidement que prévu.

Voici un exemple qui permettra de réaliser une véritable arborescence des tâches à effectuer :

1. Présentation du projet

• L’entreprise
• Le produit, synoptique fonctionnel
• Objectifs, enjeux du projet

2. Organisation

• PBS (Le PBS est une décomposition du projet de mémoire par livrable étape par étape.)
• WBS (Work Breakdown Structure ou liste des tâches à accomplir)
• OBS (Organizational Breakdown Structure ou détermination du rôle et de l’autorité de chaque intervenant)
• RBS (Ressources Breakdown Structure ou liste des ressources à mobiliser pour votre mémoire)
• Macro planning
• Fiches de lot
• CBS
• Plan de gestion des risques
• Gestion de la configuration
• Gestion des modifications

3. Règles de fonctionnement

• Références aux documents contractuels
• Normes qualité
• Communication
• Règles de pointage des heures et relevés d’avancement
• Comptes rendus et périodicité
• TdB et indicateurs
• Planning et organisation des réunions

Le planning de référence du projet est distribué à tous (voir OBS et RBS).

Le chef de projet enregistre le début, le pourcentage d’avancement et/ou la fin de chaque tâche du projet dans un logiciel de gestion de projet.

• Les responsables de lots de travaux transmettent les fiches de suivi d’avancement physique des tâches à des intervalles de temps réguliers (chaque semaine par exemple).

Lors des réunions d’avancement programmées, les écarts entre la situation réelle et le planning de référence sont analysés.

• Les logiciels gardent en mémoire le planning de référence et peuvent aussi recalculer le planning en fonction des dates réelles.

Lors des réunions de suivi d’avancement, des actions correctives sont mises en place afin de corriger les écarts en respectant les prérogatives du chef de projet.

• Ces actions correctives peuvent être des modifications du planning. Si les modifications du planning interviennent sur le chemin critique, d’autres actions peuvent être envisagées afin de ne pas modifier la date de fin du projet :
  – Augmentation des ressources affectées à une tâche.
  – Réalisation de la tâche par un partenaire extérieur.
  – Réalisation de la tâche en plusieurs parties.

La méthode consiste à recueillir les engagements réalisés et à estimer le reste à engager calculé en fonction du reste à faire.

Le reste à faire est mesuré en fonction de l’avancement physique des tâches.
• Coût total prévu = engagements + reste à engager.

Le coût total prévu comparé au budget de référence permet d’analyser et d’anticiper des écarts ainsi que d’identifier les causes de dépassement.
L’analyse des causes de dépassement va conduire le CP à mettre en place des actions correctives.

• Si mauvaise évaluation des coûts et des délais, revoir avec MOA (client) les prévisions des travaux à terminer ou à modifier.
• Si méthodes de travail inadaptées (mauvaise organisation, utilisation des ressources non optimale…), mettre en place les actions correctives afin d’éliminer les causes.

Exemple de structure des coûts

Les documents de suivis budgétaires sont propres à chaque entreprise.

Le management de la qualité concerne :

• Le produit du projet (conformité aux spécifications ou au cahier des charges)
• Le management du projet

Le plan de management de la qualité établit dans la phase de définition :

• La manière dont l’équipe projet met en œuvre la politique de la qualité.
• La structure organisationnelle, les responsabilités, les procédures et les ressources nécessaires au management de la qualité.
• Les activités planifiées mises en œuvre dans le cadre du système de la qualité pour assurer le respect des standards de qualité exigés par le projet. L’assurance qualité peut être réalisée en interne ou par une structure externe.
• Elle s’exerce tout au long du projet et doit aboutir à l’amélioration de la qualité qui englobe les actions décidées afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience du projet.

Ces actions conduisent à réaliser des demandes de modifications ou à mettre en place des actions correctives.

Les demandes de modifications peuvent apparaître sous plusieurs formes et conduire à un élargissement ou à une limitation du contenu.

 Elles sont le résultat d’événements extérieurs :

• Changement de réglementation
• Changement demandé par le client
• Erreurs ou oublis dans la définition du contenu du produit ou dans la structure du projet (WBS)

Ces demandes de modifications doivent être traitées grâce à un ensemble de procédures écrites formalisées qui définissent comment les documents du projet peuvent être modifiés ainsi que les niveaux d’approbation nécessaires pour autoriser les modifications.

Qu’est-ce que la méthode agile ? 

La méthodologie Agile est en général en opposition avec la méthodologie classique de management de projet. Il se veut plus flexible et adaptable et place les besoins du client au centre des priorités du projet.

A ses débuts, cette approche a été créée pour les projets de développement web et informatique. Depuis plusieurs années cependant, la méthode Agile se répand de plus en plus car elle s’adapte à de nombreux types de projets, dans tous les domaines.

Une meilleure intégration des clients et une meilleure réactivité de l’équipe aux attentes de sa clientèle sont au cœur de cette méthode. Ce programme défend les 4 valeurs fondamentales de la méthodologie :

De concept d’équipe, d’individus et d’interactions plutôt que de processus et d’outils ;

De concept d’application, c’est-à-dire de réaliser des étapes concrètes plutôt qu’une documentation exhaustive à présenter… ;

De concept de collaboration avec le client plutôt que des tonnes de papiers administratifs;

De concept de l’acceptation du changement plutôt que de suivre à la lettre le plan initial;

On peut recenser 12 actions que proposent la méthode agile : 

La satisfaction du client en priorité

L’acceptation au changement 

La livraison des versions opérationnelles de l’application régulièrement

Le maintien d’une coopération permanente entre le client et l’équipe de projet

La construction de projets autour de salariés engagés

La préférence à la conversation en face à face

La mesure de l’avancement du projet en termes de fonctionnalités concrètes

L’avancement du projet à un rythme structuré et efficace 

Le maintien de l’attention à l’excellence technique et à la conception.

La conservation des choses simples

La responsabilisation des membres de l’équipage

L’ajustement les comportements et les processus à intervalles réguliers pour être plus efficace

Comment ça marche ? 

Cette méthode fonctionne selon ce principe simple : planifier l’intégralité de son projet en détail avant de la phase de développement est contre-productif.

Cela se traduit de la façon suivante : organiser tous les aspects de votre projet est une perte de temps car il est rare que tout se déroule exactement comme prévu. Dans un projet, beaucoup de problématiques ne sont pas anticipable et vous comprenez alors la non pertinence de votre sur planification.

Cette méthode vous pousse à vous fixer des objectifs à court terme. Le projet se retrouve alors divisé en plusieurs sous-projets. Une fois l’objectif atteint de la première phase, on passe à la phase suivante jusqu’à ce que l’objectif final pointe son nez. Cette démarche est plus souple. Comme il est réellement impossible de tout planifier, il laisse de la place aux imprévus et à la variance. 

Autre élément non négligeable : cette méthode repose sur une relation de confiance entre le client et l’équipe du projet. La satisfaction du client étant la priorité, l’implication totale de l’équipe et sa réactivité face aux changements de clients et aux imprévus sont primordiales. Le contact avec le client est privilégié. C’est ce dernier qui validera chaque phase du programme. L’évolution de ses attentes est prise en compte et des adaptations sont faites en temps réel pour y faire face.

Cette méthode demande énormément d’adaptabilité et de réactivité et c’est pour cela qu’une majeur partie des offres d’emplois dans la gestion de projet digital attend du profil sélectionné une excellente maîtrise du stress, d’une adaptabilité conséquente et des compétences multiples (marketing/communication ou encore technique/relationnel) 

Bref cette méthode est une nouvelle philosophie de travail qui s’adapte parfaitement aux besoins actuels de la clientèle même si elle n’est pas à la portée de toutes les entreprises et tous les secteurs. (Même si on a vu qu’il s’étend de plus en plus) 

La métaphore du projet de voyage

Pour vous donner un exemple concret de la mise en place de cette méthode, nous allons utiliser l’exemple le plus utilisé dans le domaine : L’organisation d’un voyage en voiture. 

Admettons que vous partez en voyage à Biarritz (Ce choix n’est pas absolument dû au hasard !) depuis Paris en empruntant ces fameuses routes de campagne. 

Avant le grand départ, vous prévoyez chaque élément de votre voyage en indiquant le nom des différentes villes et villages traversés, l’heure, les rues empruntée, le coût de l’essence et les arrêts de ravitaillement, les kilomètres effectués…

Mais problème, un voyage dispose toujours de son lots d’imprévus sur le chemin : embouteillages, travaux et déviations, voire le pire pour un conducteur, une panne ou un accident. C’est rageant …

Votre planification se fait rapidement caduque et vous venez de perdre un temps considérable à élaborer un itinéraire que vous pourriez ne pas être en mesure de suivre.

Avec la méthode Agile, au lieu de planifier la totalité de votre itinéraire, vous vous donnez un 1er objectif à court terme, arriver dans une ville comme Angers, et prenez la route immédiatement. Une fois l’objectif visé atteint, vous devez prendre le temps de faire une analyse de la situation (circulation et état de la voiture) et réadapter votre itinéraire en fonction de ces informations. Vous continuez ainsi jusqu’à ce que vous arriviez à votre lieu de rêve 

Les avantages et les inconvénients de la méthode Agile. 

Alors bien entendu cette méthode n’est en rien une méthode totalement révolutionnaire, comme son nom l’indique, elle a l’avantage de permettre une forme d’agilité dans les décisions et l’avancement des différents projets. Voici pour résumer les forces et les faiblesses de cette méthode : 

Les avantages. 

L’avantage principal de la méthode Agile est bien évidemment sa flexibilité (Je pense que vous l’aurez compris). Les évolutions des attentes des clients et les imprévus sont pris en compte et l’équipe projet peut réagir au plus vite. Car oui si votre client décide de ne plus avoir besoin de cette feature sur votre site qui vous aura demandé 200 heures de travail de groupe, et bien vous n’aurez pas le choix (et l’insulter même si l’envie est grande, il vaut mieux éviter).

Une autre force est la contribution et la communication régulière du client, ainsi que sa forte implication dans le projet. Il y a une vraie relation de confiance entre client & fournisseur 

Le client dispose d’une plus grande vision sur l’avancée du projet et peut donc le faire évoluer en fonction de ses besoins.Son regard est très attentif à l’état d’avancement du projet. Quant à l’équipe projet, elle peut réagir rapidement aux demandes des clients.

Enfin, vous avez un meilleur contrôle sur les coûts du projet car à la fin de chaque étape, vous connaissez le budget déjà dépensé et celui qui reste. Cela vous permet de décider si vous voulez poursuivre ou arrêter le projet si les fonds sont insuffisants.

Inconvénients

Le dialogue étant favorisé, cette fameuse méthode laisse une place limitée à la documentation, ce qui peut poser problème en cas de changement d’équipe projet, par exemple.

Le client doit consacrer un vrai intérêt à ce projet pour être sûr qu’il répondra pleinement à ses attentes. Malheureusement, beaucoup d’entre eux ne sont pas disponibles et n’ont pas le temps ou le désir de s’impliquer pleinement dans la réalisation d’un projet.

Autre point important, cette méthode n’est pas adaptée aux entreprises ayant une structure hiérarchique trop à la verticale  en raison de son fonctionnement collaboratif.

Cette méthodologie permet un bon contrôle des coûts, mais elle rend très difficile l’établissement d’un budget pour l’ensemble du projet. La flexibilité a un coût que le client doit être prêt à payer.