Bloc 5 – Elaborer et déployer une stratégie de communication en direction des parties prenantes du projet

Bloc 5 - Elaborer et déployer une stratégie de communication en direction des parties prenantes du projet - E-Collège de Paris

Bloc 5 – Elaborer et déployer une stratégie de communication en direction des parties prenantes du projet

Préambule

Le plan de communication d’un projet est l’aperçu structuré des actions de communication relatives à un projet bien spécifique, en lien avec les différentes phases de ce projet et dans le respect de la stratégie de communication de l’entreprise. Le chef de projet en est le ‘chef d’orchestre’ c’est lui qui est garant du plan de communication de son projet mais cela ne signifie pas qu’il doit réaliser lui-même toutes les actions du plan.

Après avoir lu ce module, vous serez en mesure de comprendre:

  • L’ identification des parties prenantes du projet et l’instauration d’un dialogue avec elles
  • La gestion de l’engagement de toutes les parties prenantes du projet
  • L’élaboration  de la stratégie de communication du projet
  • La gestion de la diffusion de l’information relative au projet

Définir et piloter la stratégie de communication de l’entreprise repose sur une analyse des enjeux de la communication au regard de la stratégie de l’entreprise. Une ligne directrice fixée à partir de scénarios bien claire. Elle met en lumière les actions nécessaires pour atteindre les objectifs définis.

Identification des parties prenantes du projet et instauration d'un dialogue avec elles

Afin d’atteindre les objectifs fixés, il est essentiel d’identifier les parties prenantes d’un projet, de procéder à l’analyse de leurs attentes et de leurs besoins et, si nécessaire, de lancer les actions de communication adéquates. Un projet comprend, par définition, un bon nombre d’acteurs, tous aussi différents les uns des autres, avec leurs propres attentes et besoins. Ces profils constituent la base sur laquelle construire le projet afin de les satisfaire et, à terme, d’atteindre les objectifs fixés.

Lorsque la stratégie n’a pas encore été définie, la première chose à faire est de dresser la carte de ses parties prenantes afin d’identifier l’influence qu’elles ont sur l’organisation et les modes de dialogue existants. Cet inventaire permettra de définir la direction à prendre : ouvrir l’organisation, co-construire des solutions et mieux comprendre leurs attentes. En fonction de ce qui est souhaité, différents formats de dialogue peuvent ensuite être mis en place : communication, consultation (entretiens, ateliers, enquêtes), collaboration (projets communs, partenariats).

 

 

Instaurer un dialogue avec les parties prenantes présente de nombreux avantages et varie en fonction des ressources disponibles. On peut donc distinguer une approche pour les ETI et les grands groupes d’une part, et une autre pour les TPE et les PME d’autre part :

Focus ETI/grand groupe : le comité des parties prenantes est un bon moyen de créer un cadre d’échange avec plusieurs parties prenantes venant d’horizons différents. Ce format peut être un groupe de réflexion qui permet à l’organisation de prendre du recul par rapport à son activité.

Focus PME : participer aux travaux de sa fédération, prendre part à des conférences thématiques, organiser une réunion avec des pairs sont de simples premières actions pour démarrer.

Le dialogue contribue également à mieux répondre aux enjeux de développement durable auxquels l’entreprise est soumise et à inscrire sa politique de RSE dans une démarche de progrès, en construisant une offre responsable. Ce dialogue est un moyen de valoriser le patrimoine immatériel de l’entreprise.

Gestion de l'engagement de toutes les parties prenantes du projet

La gestion de projet exige la participation effective des différentes parties prenantes tout au long de la vie du projet. Il est essentiel de développer des stratégies adaptées pour communiquer avec ces parties prenantes et pour gérer au mieux la motivation, la stratégie organisationnelle et les intérêts de tous. La gestion des parties prenantes est liée à la réussite du projet et au succès de l’entreprise. Dans un contexte où les attentes sont de plus en plus élevées et les ressources de plus en plus limitées ou sollicitées, les jeux de pouvoir et d’influence en coulisses sont la norme.

 

 

 

L’identification est essentielle, mais pas suffisante. La planification de la gestion des parties prenantes est également nécessaire et comprend des stratégies de gestion visant à les impliquer littéralement et à susciter leur intérêt tout au long du projet. Sachez qu’une partie prenante ayant d’autres préoccupations constitue un risque potentiel pour le projet que vous menez, car elle peut vouloir se retirer avec les conséquences que cela implique.

L’objectif de la gestion des parties prenantes est d’anticiper et de gérer les attentes des parties prenantes et des destinataires d’un projet, en limitant les impacts négatifs et en améliorant le soutien. En fonction de la taille du projet, il est normal que la durée et l’étendue des activités puissent varier. Toutefois, je maintiens qu’il est important d’aborder cette question dès le début du projet et d’en discuter avec l’équipe de projet. Le fait de ne pas tenir compte de certaines parties prenantes importantes pourrait entraîner des retards, des coûts supplémentaires, des problèmes imprévus, des changements de portée et même l’annulation du projet. Vous avez le pouvoir de réduire ces risques dès le début de votre projet !

Elaboration de la stratégie de communication du projet

La communication est un élément clé et important de la gestion de projet. Une bonne communication sur le projet favorise un pilotage efficace des équipes à travers des objectifs clairs, structurés et cohérents. Elle facilite la gestion des imprécisions et des non-dits, en favorisant le retour d’information du terrain. Une bonne communication autour du projet permet une bonne gestion des équipes à travers des objectifs clairs, structurés et cohérents. Elle contribue à lutter contre les imprécisions et les non-dits, en favorisant le retour d’information du terrain. Enfin, elle permet de développer la performance du projet en identifiant les risques le plus tôt possible. La communication de projet permet également d’inclure et de fédérer l’équipe de projet bien au-delà de l’équipe de projet, par le dialogue avec les acteurs externes.

Une bonne gestion de projet nécessite l’élaboration d’un véritable plan de communication, surtout si le projet est long et complexe.

L’élaboration d’un plan de communication comprend 4 étapes successives :

1) Définir les cibles auprès desquels communiquer.

C’est la première étape : il s’agit de lister les différentes catégories ou groupes auxquels s’adresser, et de définir pour chacun d’eux :

  • leur niveau d’implication actuel,
  • leurs préoccupations,
  • leur intérêt vis-à-vis du projet,
  • l’enjeu de la communication,

2) Définir les objectifs de communication du projet.

Il s’agit ici de définir les objectifs de communication pour chacune des différentes phases du projet : phase de préparation, de réalisation, de suivi…

Pour chaque phase, il convient de définir les objectifs de communication généraux mais aussi les objectifs par groupe cible, ainsi que la liste des actions de communication à mener.

3) Définir les messages par étape du projet, par cible, et canaux de communication.

On parle ici du le plan de communication projet, qui décrit clairement  les actions de communication à mener, par groupe, par canal et par étape.

4) Faire une évaluation des actions de communication.

Il s’agit ici de faire le bilan des avantages et inconvénient ainsi que des points forts et points faibles en terme d’actions de communication, afin d’adapter au mieux les efforts.

L’objectif est de donner une vision claire et commune au parties prenantes et à l’équipe du projet. Chacun doit avoir accès au même d’information. C’est un point essentiel qui permet d’ impliquer les parties prenantes et réduire la résistance au changement. Le choix de la communication et des destinataires dépend du rôle et de la position de la cible par rapport au projet. Voici quelques exemples d’objectifs :

  • Aider à la prise de décision
  • Alerte sur les difficultés
  • Informer sur l’avancement d’un projet
  • Obtenir un soutien
  • Obtenir des ressources supplémentaires
  • Veiller à ce que rien ne soit oublié
  • Préparer le terrain pour le changement

Le contenu du message et sa forme dépendent de la cible et des objectifs assignés. Un sponsor voudra suivre les résultats obtenus grâce à une feuille de calcul Excel détaillée. Les gestionnaires qui seront bientôt touchés par les changements liés au projet recevront une belle lettre d’information « vendant » les progrès successifs. Les informations de base sont les mêmes. L’objectif étant d’obtenir leur adhésion.

Gestion de la diffusion de l'information relative au projet
?