La gestion de projet est une approche qui vise à organiser du début à la fin le bon déroulement d’un projet, qui fait l’objet d’un contrat. Elle couvre l’ensemble des outils, techniques et méthodes qui permettent au chef de projet et à l’équipe d’animer, de coordonner et d’harmoniser les différentes tâches réalisées dans le cadre du projet, afin que celui-ci réponde aux besoins explicites et implicites pour lesquels il a été entrepris.

Pour ce module, nous étudierons :

1 – L’alignement de l’exécution d’un projet sur les objectifs de ses commanditaires

2 – Le pilotage des différents acteurs d’un projet

3 – Les différents étapes de la gestion de projet

4 – L’organisation de l’assurance qualité d’un projet

5 – La gestion de la clôture d’un projet

Le Manager de Projet doit être capable de manager les missions de différents corps de métier autour d’un même projet. Son action s’étend du début du projet (réflexion, concertation, mise en place) jusque sa réalisation effective, son suivi et sa clôture. Par conséquent, vous pourrez grâce à la gestion de projet faire état de toutes les mesures de conception et d’exécution pour obtenir un résultat concret.

Quels que soient les moyens mis en œuvre, le lancement et le succès d’un projet dépendent des personnes qui le réalisent.  Chaque métier a sa propre culture, chaque projet est différent de l’autre, c’est pourquoi, au début de tout nouveau projet, l’organisme chargé de l’étude ou de la réalisation du projet constitue une équipe de projet, avec une variété de fonctions, qui dépendra des compétences spécifiques aux personnes disponibles.

Le rôle du chef de projet

Un chef de projet peut contribuer au succès ou être une cause d’échec lors de la gestion d’un projet. Les chefs de projet doivent être enthousiastes et portés vers le client et le projet. Aucun client ne veut interagir avec des gestionnaires qui ne démontrent pas leur engagement. Un chef de projet doit avoir fait preuve de compétences en gestion. Cela s’applique à la fois aux compétences techniques et aux personnes. Un gestionnaire de projet doit être en mesure de faire face à l’incertitude. Les clients ne savent pas toujours exactement ce qu’ils veulent, et le chef de projet doit être en mesure d’interagir avec le client.

Un chef de projet doit être un leader et un manager d’équipe efficace. La gestion de projet exige des compétences de négociation internes et externes.Un chef de projet doit avoir une orientation client forte pour adhérer à des pratiques commerciales éthiques en ligne avec les priorités de l’entreprise. Le chef de projet doit connaître et comprendre les enjeux du client et l’entreprise afin de permettre une communication optimale.

Un projet est composé d’un groupe d’activités de travail interdépendantes, définies par le fait qu’elles partagent une portée, un budget et un calendrier commun, en vue de déployer les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs stratégiques d’une organisation.

Les chefs de projet ayant une expérience pertinente aident à maintenir les projets sur la bonne voie. Les projets sont définis par leur portée, leur budget et leur calendrier. Les phases du cycle de vie du projet pour un projet de construction typique sont l’initiation, la planification, la conception, la construction, la mise en service et la fermeture. Le niveau d’effort de gestion de projet dépend de la taille, du type et de la phase du projet.

Nous considérons : 

• L’objectif.
• Le budget (coût).
• Le calendrier (délais).

Un projet réussi exige que les livrables puissent satisfaire aux exigences de portée, en fonction du budget et du calendrier, ainsi qu’aux niveaux de risque, de qualité, de sécurité et de sécurité acceptables. Le cheminement d’un projet se déroule généralement selon une suite logique de différentes actions, de la définition du besoin à la mise en application.

Avant de démarrer un projet, vous devez fixer vos objectifs de manière à définir les tâches à accomplir. Ces temps-ci, tout le monde parle « d’objectifs SMART », la meilleure méthode pour définir les objectifs et optimiser les chances de réussite d’un projet !

Characteristics of Objectives

S – Spécifique 

M – Mesurable

A – Atteignable

R – Réaliste 

T – Temporelle

Par conséquent, la méthode SMART permet de définir clairement l’objectif et de fixer des indicateurs : on optimise le temps et on procède à une estimation de l’évolution. De plus, la définition d’un objectif bien précis vous permet de rester concentré, motivé et d’avoir une vision claire des efforts à déployer.

En général, le plus grand risque pesant sur un projet est le besoin de réexaminer le Capital Improvement Project (CIP)*.

*Définition : Le CIP est un programme qui prépare les individus à concevoir, développer, et gérer des projets dans les technologies de l’information.

Le projet étant défini et préparé, le responsable de projet va pouvoir constituer son équipe, en fonction de ses besoins. Il prendra en compte les compétences les plus adaptées pour mener à bien la réalisation du projet, obtenir l’engagement des parties prenantes sur l’effectif, la durée et les délais de réalisation et vérifier que chaque contributeurs ou intervenants présente des caractéristiques personnelles compatibles avec le travail en équipe.

L’équipe projet organisée, complémentaire et motivée est un facteur clé pour la réussite d’un projet.Le pilotage des différents acteurs d’un projet et la gestion de la comptabilité de leurs productions assure le déploiement de la stratégie dans l’ensemble de l’organisation dont le périmètre peut varier au gré des actions stratégiques. Les différents acteurs d’un projet sont des personnes directement concernées par la conduite des opérations, qu’elles soient impactées par le problème initial, soit par le choix ou la mise en œuvre de solutions. Une partie de ces acteurs peuvent également avoir une influence à différents niveaux. Ces acteurs sont à la fois internes et externes.

Pour mener à bien certains projets complexes, il est nécessaire de prendre en compte plusieurs facteurs. Premièrement, la taille et la composition des équipes projets doivent être déterminées par le chef de projet lui-même car elles varient selon l’importance, la complexité et le type de projet.

Par conséquent, le rôle des membres des peut varier, c’est pourquoi il est important de s’assurer que chaque tâche est attribuée à la bonne personne. Cela se traduit par la définition des rôles de chaque acteur projet de la façon la plus appropriées, en fonction de ses compétences spécifiques et des responsabilités qui lui sont affectées.

En interne

• La direction : représente le pouvoir de décision et de contrôle ultime.
• Les chefs de département et les employés sont à prendre en compte. Ces derniers jouent un rôle essentiel dans le projet, puisqu’ils utiliseront le service, la future structure ou le produit découlant du projet.
• L’équipe de projet : incluant le chef de projet et les autres acteurs de l’équipe
• Les services de support concernés : comptabilité, logistique, ressources humaines, informatique, etc., qui fournissent un soutien dans l’analyse et la conception de solutions.
• Les autres experts : ils prodiguent ponctuellement leurs conseils (directeurs fonctionnels, etc.).

En externe

• Clients : sont les premiers concernés  dans le cadre d’un projet d’organisation destiné à améliorer la qualité d’un processus par exmple
• Fournisseurs : de matériaux, de prestations, de main-d’œuvre, etc.
• Organismes publics : au cas où le projet s’inscrirait dans un cadre juridique spécifique

Ainsi, dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet, on retrouve par nature un certain nombre d’acteurs aussi différents les uns que les autres, avec des attentes et des besoins qui leur sont propres. Il vous appartient de composer avec ces profils de manière à les satisfaire et à atteindre finalement les objectifs qui vous ont été fixés.

La gestion de projet, représente le déroulement des actions une fois le projet lancé, en vue de comparer le travail effectué avec les prévisions établies. En outre, le pilotage du projet permet non seulement d’analyser les écarts par rapport aux prévisions, mais aussi de suivre les étapes et de réviser les calendriers et les charges de travail.

1) Analyse des besoins et des objectifs
Chaque projet passe par une phase en amont où sont fixées les grandes orientations du projet. À ce stade, une évaluation des besoins et des contraintes (temps, spécifications techniques et ressources) est nécessaire. Les objectifs sont ensuite établis de manière S.M.A.R.T. Il est essentiel de déterminer la priorité de ces objectifs ainsi que les indicateurs de performance.

2) Définition du projet d’organisation logistique
La seconde partie de la gestion du projet est la phase de préparation et de planification. Ce moment est celui de la définition des tâches et des ressources nécessaires à la réalisation des objectifs précédemment définis. Non seulement les tâches devront être confiées aux bonnes personnes, mais les fonctions et les compétences de chaque personne devront aussi être définies. Logiciel de gestion de projet avec diagramme de Gantt pour garantir une meilleure planification dans le temps par exemple.

3) Lancement et conduite du projet
La phase suivante est le cœur de la gestion du projet : la concrétisation. À ce stade, vous devrez conduire et piloter le projet. Autrement dit, exécuter les tâches, assurer la communication au sein de l’équipe de projet et mobiliser les ressources nécessaires.

Outils privilégiés :

• Un service de messagerie instantanée (chat) pour une communication simple et efficace entre les membres de l’équipe.
• Service de vidéoconférence (Zoom, Skype, Hangouts, etc.)
• Logiciel ou application de gestion du temps
• Extranet pour centraliser les communications avec le client et favoriser la collaboration

4) Contrôle et évaluation
Après le lancement, vous aurez à évaluer, suivre l’avancement, la progression et contrôler les risques associés au projet. Les résultats du projet seront évalués en fonction des indicateurs (KPI) et des critères déterminés au préalable. Les personnes en charge de la gestion du projet doivent être réactives afin de mettre en place des actions correctives concrètes et rapides, si nécessaire.

5) Exécution et clôture du projet
Cette dernière phase se situe bien évidemment à la fin du projet, quand le livrable a été approuvé et validé. Il est conseillé de faire un bilan rétrospectif du projet en vue de son amélioration. Vous pourrez vous féliciter des bonnes choses qui ont été faites et tirer les leçons des difficultés rencontrées.

Visant à gérer le changement dans les entreprises et les organisations pour accroître l’efficacité, la gestion de projet modifie profondément la gestion du travail, les rôles et les relations des salariés devenus acteurs majeurs. C’est un mode de gestion exigeant qui demande à être pensé et accompagné.

La qualité a une importance cruciale dans la gestion de projet : un projet n’est pas simplement un moyen d’atteindre des objectifs, mais un moyen efficace d’améliorer les performances de l’entreprise et la satisfaction des clients sur le long terme. La qualité est la réponse aux attentes ou aux besoins définis au début du projet. Ces besoins concernent non seulement les objectifs à réaliser, mais aussi la façon dont les objectifs sont définis, la façon dont les équipes sont gérées pour les réaliser, et la façon dont on y répond,

Définition de l »assurance qualité des projets » : Il s’agit de l’ensemble des moyens mis en place pour garantir et assurer la fiabilité du niveau de qualité final d’un projet,

Pour mettre en place un projet ou simplement gérer votre entreprise, il est utile de pouvoir mettre en place un processus d’évaluation et de pilotage. Cette approche, appelée assurance qualité, permet de se fixer des objectifs toujours plus ambitieux afin de gagner des projets de qualité et… à la mesure de vos ambitions. Le plan de qualité de projet, ou « plan de gestion de la qualité de projet », est un document qui définit les pratiques de gestion et de qualité à appliquer de manière générale pour tout projet ou pour un projet spécifique.

Tout comme les spécifications du projet, le plan de qualité du projet présente :

• l’organisation et la structuration du projet,
• le mode de gestion du projet (plan de gestion définissant les différentes responsabilités),
• les parties prenantes et leurs rôles respectifs,
• les facteurs de succès et de risque du projet,
• les indicateurs, les phases et les produits livrables du projet,
• les limites du projet,
• etc.

Quel doit être le contenu des plans de projet ?

Tous les plans qui suivent incluent ou font référence à des plans différents (par exemple, le plan de gestion du projet inclut le plan d’assurance qualité).

Plan de projet : description du projet (contexte, objectifs, plan général & livrables…), organisation du projet, structure technique du projet (PA, EO…), logique d’avancement du projet (calendrier, jalons, revues…), réseau de contributeurs (DDC, OF, ressources…), coûts et budgets, logique d’avancement du projet, risques (univers, fiche de risque, suivi et capitalisation des risques), documentation de gestion du projet (liste des documents, statut…), mesure et amélioration de la qualité…

Plan qualité (selon la norme ISO 10005) : Champ d’application, éléments de saisie du plan qualité, objectifs qualité, responsabilités de la direction, contrôle des documents et des données, contrôle des enregistrements, ressources, exigences, communication avec le client, conception et développement, achats, production et préparation des services, identification et traçabilité, propriété du client, préservation du produit, contrôle du produit non conforme, surveillance et mesure, audits.

Plan de qualité du projet : mis en place pour un projet, le plan de qualité est semblable au plan de gestion du projet lorsqu’il décrit les conditions particulières d’un projet déterminé. Il est proche d’une procédure de gestion de la qualité s’il décrypte les dispositions générales applicables à tous les projets.

Plan de gestion de projet (selon RG Aero 0040) : dispositions pour la gestion de l’organigramme des tâches, l’organisation du programme, la logique de flux et de suivi du programme, le contrôle des coûts et du calendrier, la configuration, la performance et la sécurité opérationnelle, le soutien logistique intégré, l’assurance qualité, la documentation,

Plan d’assurance qualité : Normes / références du projet, méthodes et outils à appliquer pour le projet, organisation de l’AQ et lien avec l’organisation du projet, actions d’assurance qualité du projet (Inspections, contrôles, traçabilité, revues, audits…) y compris la planification et les coûts des actions d’AQ du projet, dispositions d’amélioration.

D’autres projets peuvent également être prolongés par l’ajout de nouvelles demandes de la part du client. L’extension d’un projet sans planification appropriée peut entraîner de graves problèmes. Il est préférable de recommander l’achèvement du projet tel qu’il a été convenu, un autre projet pouvant être une opportunité viable à l’avenir. Certains projets peuvent échouer pour des raisons imprévues, ou il peut être nécessaire de mettre fin au projet. Il est important qu’une clause de sortie et ses conditions apparaisse dans le contrat.
Veillez à négocier des conditions de résiliation amiables. Attention à bien enregistrer la livraison du produit au client et recevoir l’approbation officielle de la direction responsable. Ensuite, pensez à effectuer une évaluation post-engagement.

Livraison de produits de travail

Des tests pourraient être nécessaires. Les modalités et les processus de test doivent être spécifiés à l’avance. Dans le cas où des tests sont nécessaires, la marge de tolérance doit être définie clairement.

Évaluation

L’évaluation post-projet doit tenir compte de la pertinence du plan de projet, du budget, des délais, de la qualité des livrables, des spécifications et de la satisfaction des clients. N’oubliez pas que les projets peuvent ne pas être à la hauteur des plans pour de nombreuses raisons, notamment les délais, les coûts et l’évolution des priorités des clients. Identifiez les écarts entre les plans et l’exécution.

Le résumé de l’exécution

Le résumé devrait inclure des constatations clés et des faits liés à l’engagement.
Tenez compte de tous les intervenants impliqués dans l’engagement et de leur satisfaction à l’égard du travail accompli. Les livrables sont-ils déployés comme prévu par l’Agence et le client ?La portée, le temps et le coût doivent être indiqués. Incluez une discussion sur les forces et les faiblesses du projet.

Examen et analyse

Détaillez les forces, les faiblesses et les préoccupations du le livrable pour l’avenir (p. ex., les implémentations informatiques pourraient avoir une exigence de maintenance). Énoncez la mission et les objectifs de l’engagement par rapport aux réalisations. Assurez-vous de faire un enregistrement de tous les systèmes ou des implémentations qui sont inclus dans le livrable.

Sauvegarde du Livrable

Assurez-vous que le travail soit complètement sauvegardé. En cas d’événement catastrophique, les travaux doivent être documentés. Assurez-vous que le client comprend la documentation fournie.

Assurez la fin réussie du projet

Leçons apprises

Les commentaires, remarques et questions venant d’un grand nombre d’intervenants doivent être enregistrés.

Recommandations

Signalez les améliorations qui pourraient faciliter les travaux futurs. Incluez des considérations techniques qui pourraient être importantes pour l’avenir.

En général, la fermeture du projet signifie qu’il est terminé. Le projet est terminé lorsque sa propriété est transférée au client. Dans certain cas, le projet peut être terminé trop tôt en éliminant certaines de ses composantes, par exemple si le client exerce ou reçoit une pression sur la date de livraison.Méfiez-vous de la livraison anticipée. Gardez toujours en mémoire le contrat et l’assurance qualité.