Pourquoi est-il si important de comparer vos résultats réels à vos prévisions ?

Supposons que vous ayez rédigé votre plan d’affaires pour une raison précise : obtenir un prêt, trouver un partenaire, obtenir une ligne de crédit ou faire une présentation aux investisseurs. Votre plan vous a aidé à atteindre cet objectif, et maintenant vous dirigez votre entreprise. Félicitations ! 

Maintenant, vous n’avez plus besoin de ce vieux plan, n’est-ce pas ?

Faux. Votre plan d’entreprise doit être un document vivant que vous revoyez régulièrement. Une planification continue vous aide à maintenir votre entreprise sur la bonne voie, à comprendre la situation dans son ensemble et à la conduire vers le succès pour les années à venir.

Le tableau de bord LivePlan affiche en temps réel un ensemble de mesures financières clés. L’examen de votre plan vous rappelle ce que vous vouliez voir se produire, et l’examen de vos résultats réels vous dit ce qui s’est réellement passé. Les différences entre ces chiffres donnent un aperçu essentiel de la santé de votre entreprise et des mesures que vous pouvez prendre dans les mois à venir pour maintenir les choses sur la bonne voie.

En comparant les chiffres prévus et les résultats réels, vous saurez si vos hypothèses sur l’avenir de votre entreprise sont conformes à la réalité ou non. D’ailleurs, il n’y a rien de mal à ne pas être sur la bonne voie avec vos hypothèses. L’essentiel est de le reconnaître rapidement et d’actualiser vos hypothèses. Ne vous inquiétez pas, c’est beaucoup plus simple à faire que vous ne le pensez.

Trois étapes simples

Chaque fois que vous comparez vos chiffres réels à vos prévisions, suivez le même processus en trois étapes :

Identifiez l’écart : d’abord, établissez les faits. Vos chiffres réels sont-ils supérieurs ou inférieurs à vos prévisions ? De combien ? Cet écart s’est-il produit en un seul mois, ou sur plusieurs mois ?

Enquêtez : examinez vos résultats réels pour la période précédente et l’année précédente. Vos chiffres actuels sont-ils très différents de ceux du passé ? Si c’est le cas, il se peut que votre entreprise doive procéder à des ajustements. Si vos chiffres réels passés et présents sont comparables, vos hypothèses de prévision peuvent nécessiter un ajustement.

Posez-vous cette question : examinez votre activité et essayez d’identifier les facteurs qui contribuent à l’écart. Quelles mesures pouvez-vous prendre pour tenter de combler cet écart ?

Exemple 1 : une baisse des recettes

Vous trouverez ci-dessous un exemple de « recettes », les chiffres des recettes pour un trimestre. La ligne bleue indique les recettes réelles, et la ligne orange les recettes prévues.

Disons que c’est votre affaire. Dans vos prévisions, vous aviez prévu un montant régulier de recettes chaque mois. Mais vous pouvez maintenant constater que les recettes réelles ont beaucoup changé au cours du trimestre, et sont même tombées bien en dessous des prévisions au cours du troisième mois.

Alors, que se passe-t-il ici ? S’agit-il d’une simple fluctuation saisonnière des ventes, et devez-vous ajuster vos futures prévisions pour la représenter ? Ou bien y a-t-il un problème immédiat de ventes qu’il faut résoudre ?

Comme cette entreprise fonctionne depuis plus d’un an, vous avez un peu plus d’informations à votre disposition : les deux lignes grises en pointillés. L’une montre à quoi ressemblaient les recettes du trimestre précédent, et l’autre les recettes de ce même trimestre de l’année dernière. Vous avez donc maintenant suffisamment d’informations pour voir que la récente baisse des recettes n’est pas une fluctuation saisonnière. Le même déclin ne s’est pas produit l’année dernière à la même époque. Il est clair qu’il y a un problème de ventes qui nécessite une action.

Fort de ces informations, vous pouvez commencer à approfondir vos activités commerciales : faut-il davantage de marketing ? Un concurrent a-t-il apporté un changement majeur qui affecte vos ventes ? Avez-vous modifié vos prix récemment ? Si votre équipe de vente est performante ?

Comme vous pouvez le constater, le tableau de bord a permis de faire abstraction de ces hypothèses. La comparaison des chiffres réels avec vos prévisions et les données antérieures vous a indiqué exactement où vous devez commencer à chercher des solutions.

Exemple 2 : pourquoi les coûts et les dépenses ont-ils augmenté ?

Voici un autre exemple, qui montre cette fois une comparaison sur un seul mois. Encore une fois, disons que c’est votre affaire. Vous pouvez voir ici que vos dépenses et vos coûts pour ce mois particulier sont de 20 % supérieurs aux prévisions, et également en hausse par rapport au mois dernier, et à ce même mois de l’année dernière :

Bien que ce point de données unique semble être une source d’inquiétude, il y a toujours une plus grande information disponible dans vos données. Examinons vos recettes et vos dépenses côte à côte :

Ainsi, vos coûts et vos dépenses ont été supérieurs de 20 % aux prévisions, mais vos recettes ont été supérieures de 48 % aux prévisions. C’est une bonne nouvelle : vos recettes ont augmenté plus que vos coûts ! Pourquoi ?

Imaginons que vous creusiez ce qui s’est passé dans l’entreprise au cours de ce mois et que vous découvriez que la campagne de marketing en ligne par paiement au clic mise en place par votre directeur marketing a vraiment porté ses fruits. Elle a dépensé plus que prévu, mais le rendement en valait la peine. Vous avez donc maintenant quelques options à envisager.

Peut-être pouvez-vous discuter avec votre responsable marketing de la manière dont elle pourrait peaufiner un peu la campagne pour maintenir la croissance des ventes avec un peu moins de dépenses. Ou peut-être déciderez-vous de maintenir la campagne telle quelle, et d’ajuster vos prévisions de recettes et de dépenses un peu plus élevées dans les mois à venir.

Pourquoi ajusteriez-vous vos prévisions ?

C’est toute la beauté de la connexion de QuickBooks à votre compte LivePlan. Il vous fournit les données dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre entreprise. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et change (ou connaît des périodes de ralentissement), vous pourrez voir pourquoi cela se produit et réagir rapidement.

Votre prévision n’est jamais figée. Elles doivent évoluer et changer en fonction de l’évolution de votre entreprise. Mais cela ne signifie pas simplement que vous devez modifier vos prévisions pour les faire correspondre à vos résultats réels. Lorsque vous comparez vos résultats réels aux prévisions, vous pouvez savoir si vos objectifs étaient réalistes au départ.

Et grâce à ces nouvelles informations, vous pouvez formuler de meilleurs objectifs. Quelle croissance pouvez-vous espérer, compte tenu de la capacité actuelle de votre entreprise ? Combien de dépenses votre entreprise peut-elle supporter tout en maintenant un flux de trésorerie positif ? Quels sont vos produits qui génèrent le plus de revenus ? Les réponses à ces questions vous permettent d’ajuster vos prévisions dans le temps pour refléter vos objectifs plus éclairés.

La prévision des ventes est un excellent moyen de lancer votre planification financière et vous donne un point de départ solide pour le reste de vos prévisions. La prévision des ventes est également l’une des choses les plus simples que vous puissiez faire. C’est donc un moyen facile de briser la glace avec les prévisions financières et de vous lancer dans le processus.

Une petite mise en garde : le processus de création de ces prévisions de ventes ne concernait qu’un seul produit. Si vous avez plusieurs produits, vous devrez peut-être passer par ce processus plusieurs fois.

1. D’où viennent vos clients ?

Le meilleur point de départ pour établir vos prévisions de vente est de réfléchir à l’endroit où vos clients vont vous connaître et à la manière dont ils vont vous connaître. Allez-vous acheter de la publicité ? Allez-vous publier un blog ? Allez-vous toucher un grand nombre de personnes grâce à Facebook et Instagram ? Les gens vont-ils passer devant votre vitrine à pied ou en voiture ?

Faites une liste des moyens par lesquels vous pensez que les gens pourraient être exposés à votre produit ou à votre entreprise – ce seront vos principaux canaux de vente.

Pour Alma de Chiapas, mon nouveau projet d’hébergement d’éco-habitats au Chiapas, j’ai dressé la liste de ces principaux canaux de vente :

• Le marketing de contenu : nous gérons un site de contenu qui enseigne aux gens comment découvrir le Mexique et la région du Chiapas au public qui pourrait être intéressé par Alma de Chiapas.
• Les clients existants : comme j’ai développé d’autres sociétés comme Conference Fund, je dispose d’une vaste base de données d’anciens clients que je peux contacter pour voir s’ils sont intéressés par mon nouveau projet.
• Publicité en ligne : il s’agira principalement de publicité de recherche (SEA), mais je pense explorer également d’autres possibilités de publicité.

2. Combien de prospects pouvez-vous atteindre dans chaque canal ?

Maintenant que vous avez dressé la liste de vos canaux de vente, la prochaine étape consiste à faire une estimation précise du nombre de personnes que vous pouvez atteindre dans chaque canal – ce sont vos prospects. Ne vous inquiétez pas, il n’est pas nécessaire d’avoir des chiffres exacts ; une bonne estimation est un excellent point de départ.

Voici quelques conseils pour déterminer la taille de l’audience des différentes chaînes :

• Publicité Google : consultez leur outil de planification des mots clés pour obtenir une estimation du nombre de personnes que vous pourrez atteindre pour différentes recherches.
• Publicité imprimée : les journaux et les magazines dans lesquels vous prévoyez de faire de la publicité vous donneront des chiffres de diffusion qui peuvent constituer un bon point de départ.
• Marketing de contenu : il est difficile de savoir exactement quel sera le trafic d’un blog, mais vous pouvez avoir une idée du nombre de personnes intéressées par les sujets que vous envisagez d’aborder en consultant à nouveau le planificateur de mots-clés de Google. Vous pouvez également consulter des sites comme Reddit et voir combien d’abonnés sont intéressés par vos sujets. Il est évident que toutes ces personnes ne liront pas votre blog, mais peut-être que certaines d’entre elles le feront.
• Les médias sociaux : comme pour le marketing de contenu, vous devrez faire une estimation éclairée de la taille potentielle de votre présence dans les médias sociaux si vous n’avez pas encore commencé. Examinez les comptes de médias sociaux qui attirent un public similaire à celui que vous espérez attirer et voyez à quoi ressemble le nombre de leurs adeptes. En général, il est préférable d’être un peu prudent dans vos estimations, car il est toujours plus difficile qu’il n’y paraît de constituer une bonne base d’adeptes des médias sociaux.

Pour la publicité en ligne, j’ai dû faire pas mal de recherches. J’ai utilisé le planificateur de mots-clés de Google pour m’aider à estimer le nombre potentiel de personnes que je peux atteindre avec la publicité.

Ne vous inquiétez pas si vous partez de zéro pour cette étude et ne vous acharnez pas à chercher des chiffres parfaits. Souvent, une estimation éclairée est plus qu’adéquate.

3. Dans quelle mesure vos clients potentiels sont-ils intéressés ?

L’étape suivante consiste à déterminer ce que j’appellerai un « taux d’intérêt ». Non, ce n’est pas le taux d’intérêt de votre hypothèque ou de votre carte de crédit. Il s’agit plutôt du pourcentage de personnes qui cliqueront sur votre annonce ou entreront dans votre magasin après être passées devant.

Dans l’étape précédente, vous avez calculé le nombre de personnes auxquelles vous pouvez exposer votre produit ou votre entreprise. Vous devez maintenant déterminer combien de ces personnes exprimeront effectivement un intérêt pour votre produit. Je définis « intérêt » comme « prêt à cliquer sur une annonce pour visiter votre site web » ou « prêt à passer votre porte d’entrée en quittant le trottoir ».

La meilleure façon d’exprimer ce « taux d’intérêt » est en pourcentage. La question est de savoir quel pourcentage de clients potentiels qui ont vu votre publicité ou votre vitrine seront prêts à cliquer ou à passer la porte ?

Il vous faudra faire une estimation éclairée, mais il existe des conseils qui peuvent vous aider à déterminer le bon pourcentage.

Pour la publicité en ligne, les taux de clics pour les différents types de publicité en ligne sont détaillés ici :

 Il est vrai que les taux indiqués dans ce rapport de recherche sont des moyennes, mais c’est un bon point de départ.

Une fois que vous avez fait votre meilleure estimation du pourcentage de votre « taux d’intérêt », il vous suffit de le multiplier par le nombre de clients potentiels que vous avez trouvé à l’étape deux. Vous obtiendrez ainsi un certain nombre de personnes qui souhaitent en savoir plus sur votre produit.

Pour Alma de Chiapas, j’ai exploité ce que je sais des canaux de vente que j’ai l’habitude d’exploiter pour nos autres produits et j’ai utilisé le « taux d’intérêt » pour faire une estimation éclairée. Comme je compte surtout sur la publicité en ligne pour stimuler les ventes, je pense que je vais obtenir un faible pourcentage à un chiffre de personnes qui cliqueront sur les publicités. Je sais que cela ne semble pas beaucoup, mais je préfère être prudent et battre mes estimations plutôt que d’avoir une prévision optimiste que je ne réaliserai jamais.

4. Combien de clients intéressés finissent par acheter ?

Il ne vous reste plus qu’un chiffre à trouver pour ce processus : votre taux de conversion. Le taux de conversion est le pourcentage de clients potentiels intéressés qui finissent par acheter quelque chose.

Si vous vendez en ligne, il existe de nombreuses données qui vous aideront à déterminer un taux de conversion raisonnable. 

(Plus de graphismes ici)

Lorsque vous avez une estimation de votre taux de conversion, multipliez le nombre de personnes intéressées par votre produit par votre taux de conversion. C’est le nombre de clients que vous allez (si tout va bien) obtenir.

Pour Alma de Chiapas, notre produit, c’est la location de maisons de vacances au Chiapas, nous vendons uniquement en ligne, j’ai donc pu obtenir un taux de conversion moyen pour les ventes en ligne dans notre secteur et m’en servir comme point de départ. J’ai également examiné les taux de conversion de nos autres produits et j’ai obtenu une estimation solide. Tout comme à l’étape précédente, j’ai fait des suppositions prudentes pour être sûr de pouvoir atteindre mes objectifs.

5. Prévision de vos recettes

Ce que vous avez construit à ce stade s’appelle un « entonnoir de conversion ». Vous avez commencé par le nombre de prospects que vous pouvez atteindre, vous avez déterminé combien de ces personnes pourraient être intéressées par votre produit, puis vous avez déterminé combien de ces personnes pourraient finir par acheter.

Il est assez facile de prévoir les recettes à partir d’ici. Comme vous avez probablement une bonne idée de ce que le client moyen dépensera avec vous, il suffit de multiplier le nombre final de clients par la taille moyenne de votre commande pour obtenir une prévision de recettes.

Le plus simple est de créer un tableur pour vous aider à calculer ces chiffres pour les 12 mois à venir. À partir de là, si vous avez besoin ou souhaitez faire des prévisions à plus long terme, les estimations annuelles conviennent parfaitement.