La réussite d’un projet dépend en partie des compétences du manager qui a la charge de la qualité de son équipe. Cependant le chef de projet exerce un management particulier, car contrairement à un responsable de service, il est dépourvu de véritable autorité hiérarchique sur son équipe. Pour éviter les baisses de régime, rien ne vaut une succession de petits challenges. D’où l’importance de découper le projet en plusieurs phases et en fixant des objectifs à atteindre pour chaque étape. Cette organisation présente l’avantage de maintenir une tension constante tout au long de l’avancée des travaux. L’objectifs n’étant pas, de pressuriser ses collaborateurs, mais obtenir une implication forte et un effort constant.

Après avoir lu ce module, vous serez en mesure de comprendre:

• Le recrutement des membres de l’équipe projet
• L’Animation et motivation de l’équipe projet
• La gestion de la cohésion de l’équipe et de la coopération entre ses membres
• Le suivi et pilotage de la performance de l’équipe projet

Travailler en équipe, est compliqué et demande de la diplomatie, du respect et de multiples qualités humaines. Une équipe est composée de personnes, chacune ayant son propre caractère et son histoire, il est donc nécessaire de la constituer. Le rôle du chef de projet au sein de l’équipe est déterminant. Chaque membre de l’équipe doit se sentir à sa place et œuvrer pour ses intérêts personnels, mais surtout pour un objectif commun. Pour réussir dans le travail à accomplir, ils doivent adhérer à des valeurs. Le travail d’équipe doit être une source d’épanouissement et de développement, tant professionnel que personnel.

Pour construire une équipe performante, deux points sont à prendre en compte : la création d’un réel esprit de groupe et le rassemblement de compétences techniques nécessaires et suffisantes pour atteindre les objectifs fixés. La dimension relationnelle est un point très important, voire déterminant, parce que le plus complexe à maîtriser est l’aspect humain. Avec toutes les interactions dans l’équipe de projet entre des personnes qui agissent en fonction de leur expérience et de leurs besoins, voire de stratégies personnelles, le rôle du chef de projet est primordial. Il doit avoir des qualités et des compétences de leader exceptionnelles et un certain degré de leadership (que la reconnaissance du groupe vienne des qualités reconnues du leader et non de son statut).

Ensuite, les qualités techniques des employés. En fin de compte, ce n’est pas le plus compliqué, car elles sont facilement identifiables grâce aux outils classiques de l’organisation. De plus, si une compétence fait défaut, il est tout à fait possible de la mobiliser a posteriori en faisant appel à une personne interne ou à un expert externe. En revanche, une équipe qui ne fonctionne pas bien est plus difficile à réunir.

Le chef de projet doit définir l’ensemble des objectifs qui seront menés par son équipe projet. Il devra mettre en place des priorités et un calendrier d’agencement. Une fois que le chef de projet connait les activités nécessaires à la réalisation de son projet, il peut alors définir ses besoins en ressources humaines et en compétences. Derrière la réalisation d’un projet se trouve toujours des hommes et des femmes qui collaborant ensemble. Le chef de projet devra réfléchir à l’effectif nécessaire afin de définir de façon précise ses besoins en compétences humaines, il va devoir définir au préalable ses besoins en effectif, en diversité de compétences et en recrutement. De manière générale, une équipe composée de 5 ou 6 personnes permet une diversité de compétences, de connaissance et d’idées. Une trop grande équipe entraînera des difficultés de gestion et d’organisation.

Vient ensuite la phase de recrutement. Le recrutement peut être fait en interne, en faisant connaître le projet auprès des salariés et de la hiérarchie. Le chef de projet peut s’entourer de collègues déjà présents dans l’entreprise, l’avantage est non négligeable, les collaborateurs se connaissent déjà et partagent les mêmes valeurs de l’entreprise. Si le recrutement interne n’est pas possible, l’équipe de projet pourra être recruter en externe avec le soutien du service RH. Dans ce cas, il est préférable de recevoir des candidats aux profils différents afin de créer une équipe complémentaire et éclectique.

Dès la constitution du groupe, le premier enjeu pour le manager de projet est de transformer la somme des individualités en un collectif performant, soudé. Cet impératif passe par la définition de rôles et de responsabilités précis et clairs pour toute l’équipe. Chacun doit savoir ce qu’il doit faire et ce que font les autres. Le périmètre d’action de chaque membre de l’équipe est connu de tous. Le ciment du collectif repose sur l’établissement de règles de fonctionnement et de valeurs associées : transparence, partage, respect. Une équipe performante évolue dans une ambiance de confiance mutuelle. Le sentiment d’appartenance émerge avec la prise de conscience de la place que tient chaque membre du groupe dans le collectif.

Une fois le groupe constitué, la première tâche du chef de projet est de transformer en une équipe performante et soudée la somme des individualités. Cet objectif exige la formulation de rôles et de responsabilités précis et clairs pour l’ensemble de l’équipe. Chaque personne doit savoir ce qu’elle doit faire et ce que font les autres. Le périmètre d’action de chaque membre de l’équipe est connu par tous. Le collectif se construit sur la base de règles de fonctionnement et de valeurs associées : la transparence, le partage, le respect. Une équipe efficace se développe dans un environnement de confiance mutuelle. Le sentiment d’appartenance émerge avec la prise de conscience de la place que chaque membre du groupe occupe dans le collectif.

Il existe deux façons d’animer le groupe :

celle de la cohésion ;

Le besoin de mettre en commun des informations communes à tous et qui facilitent la réalisation de la tâche. La cohésion est crucial dans les équipes où chacun a besoin des informations et des résultats de ses collègues pour mener à bien ses tâches. Par conséquent, dans une équipe où le besoin de cohésion est grand, la réunion sera favorisée ; dans une équipe où elle est faible, l’entretien individuel sera privilégié. Nous verrons plus loin comment définir ce besoin. Pour renforcer la cohésion de l’équipe, il convient de fixer un horizon, un but commun. Et traduire ce but en objectifs SMART, engageants, collectifs et individuels. Puis organiser de brèves rencontres pour faire le point sur l’avancement de chacun. L’esprit d’équipe se cultive ! En outre, une animation efficace crée des conditions favorables pour l’instauration d’une dynamique créatrice de valeur.

Celle de la cohérence ;

C’est la nécessité de servir les mêmes intérêts ou d’obtenir les mêmes résultats. Dans ces équipes, le travail de chacun joue un rôle dans l’obtention d’un résultat commun. Le besoin de cohérence est bien sûr plus fort dans les équipes où tout le monde a le même type de travail ou est très proche ; par exemple, dans une équipe de vente où tout le monde fait le même type de travail et aboutit aux mêmes résultats globaux.  Afin de renforcer la cohésion de l’équipe, il est nécessaire de fixer un horizon, un objectif commun. Et de traduire ce but en objectifs SMART, engageants, collectifs et individuels. Ensuite, organiser de courtes réunions pour faire le point sur les progrès de chacun. L’esprit d’équipe est cultivé ! De plus, une animation efficace crée les conditions favorables à la mise en place d’une dynamique créatrice de valeur.

Une bonne organisation confère un certain sens au travail d’équipe. Comme dans un orchestre, chacun doit connaître sa place, son rôle et les tâches qu’il doit accomplir. Si un seul musicien joue mal ou avec un tempo différent, c’est tout l’orchestre qui en souffre. Dans un travail d’équipe, il faut définir et assigner à chaque membre un périmètre d’activité et une mission précise. De cette manière, tout malentendu sera ainsi évité et il n’y aura pas de conflits d’intérêts ni de redondance dans les responsabilités. Si chaque personne sait exactement ce qu’il a à faire, les objectifs de l’équipe sont clairs et le groupe est beaucoup plus efficace.

La cohésion d’équipe est l’un des aspects essentiels de la vie d’un bon manager. Etant constamment en recherche d’une efficacité accrue et de meilleurs résultats, il est important de renforcer la cohésion d’équipe pour booster la motivation de l’équipe et l’inciter à se mobiliser. Une équipe qui travaille ensemble de manière harmonieuse, et ce malgré les différences entre les membres, aura plus de chances d’atteindre ses objectifs à temps et au bon moment. Plusieurs facteurs peuvent nuire à la cohésion d’une équipe. Le plus évident est le souhait d’un collaborateur de prendre le pouvoir ou d’asseoir sa notoriété sur le groupe. Cela peut causer des tensions au sein de l’équipe. Un autre facteur qui peut rendre difficile la cohésion d’équipe est la discrimination ou le fait de ne pas donner sa place ou de négliger un membre du l’équipe.
Enfin, la cohésion d’équipe peut aussi rompre quand les membres perdent de vue l’objectif fixé et se laissent entraîner sur des chemins parallèles. Pour atteindre les objectifs il faut que chaque membre de l’équipe avance au même rythme et dans la même direction.

Le travail d’équipe présente de nombreux avantages. Le fait de travailler en équipe permet de mettre en valeur et de développer les qualités de chacun tout en palliant les éventuelles lacunes. Si une personne seule est capable de réaliser un travail dans un domaine qu’elle maîtrise, il lui faudra du temps (y compris de la formation) pour acquérir des compétences dans un domaine qui lui est encore inconnu. Le travail en équipe permettra de réunir des compétences différentes mais aussi complémentaires. Un membre de l’équipe sera plus efficace dans son domaine de prédilection et pourra aider les autres à progresser. De même, si un collaborateur présente des carences, un ou plusieurs autres membres de l’équipe pourront le remplacer ou l’aider à se perfectionner. La période d’apprentissage d’une compétence est toujours plus brève et plus efficace avec un mentor qu’avec un apprentissage individuel. En travaillant en équipe, on apprend à se connaître et à identifier ses forces et ses faiblesses. Grâce à ce travail, il sera possible à chacun de se perfectionner et d’acquérir de nouvelles compétences. En connaissant les forces et les faiblesses de chacun, il sera plus facile de partager les responsabilités et de répartir les tâches de manière à optimiser la productivité de l’équipe. Le fait que chacun puisse apporter sa pierre à l’édifice et trouver de l’aide auprès de ses collègues renforce encore l’esprit d’équipe et la coopération.

Chacun des membres de l’équipe doit connaître le rôle qu’il joue et la valeur de sa contribution. Les objectifs à atteindre sont donc à déterminer de manière claire et précise, et doivent bien sûr être réalisables. Ils doivent apporter une valeur ajoutée au projet, et les membres de l’équipe doivent être en mesure de voir que leur travail est essentiel.

Le fait d’avoir des objectifs communs clairement définis et bien compris accroît la motivation individuelle et contribue à créer un solide esprit d’équipe. Toutefois, l’objectif final du projet que le travail d’équipe doit viser peut parfois sembler lointain et moins concret. Il est primordial de définir des étapes à atteindre progressivement, avec des objectifs toujours clairs et précis. C’est un moyen efficace d’accroître la motivation de l’équipe, mais aussi de la garder intacte jusqu’à la fin du projet.

Par ailleurs pour améliorer encore les performances de chacun, il peut  conseiller de fixer des objectifs individuels (évidemment dans le sens du but commun), comme par exemple améliorer une compétence, sa productivité, ou prendre des responsabilités. Il est important de tenir compte du fait que le salarié d’aujourd’hui ne s’applique pas au hasard et souhaite atteindre des objectifs tant professionnels que personnels afin de garantir son bien-être.
Le champ d’action et la marge de manœuvre de l’équipe doivent également être connus de tous. Il faut pouvoir mesurer l’importance du travail d’équipe au sein de l’entreprise, le calendrier à respecter et les attentes des autres services. La maîtrise du champ d’intervention, de la capacité à prendre des décisions et des initiatives permet également de déterminer comment travailler efficacement en équipe.