Dans quelques années vous allez probablement entrer dans la vie active et peu importe la spécialisation que vous aurez choisie, que ce soit la communication digitale, le webmarketing ou encore le management d’e-commerce, vous serez amené à participer de près de ou de loin à un projet de groupe. 

Que ce soit en tant que simple participant ou chef de projet, il est essentiel de connaître comment préparer, porter et mesurer les retombées d’un projet. 
Ce module vous permettra de comprendre toutes les notions techniques et les plannings communs des projets digitaux.

Il s’agit potentiellement du premier cours où la notion d’échec sera abordée. Gardez en tête que l’important dans nos métiers et d’être en mesure de tirer des conclusions de nos erreurs pour grandir par la suite.

Un projet n’aura jamais un taux de succès de 100% et vous aurez forcément dans votre vie un projet réussi ou échoué qui vous marquera.

Bon cours ! 

La stratégie de développement d’un chef d’entreprise est sans cesse remise en question et remise en question. La définition des axes stratégiques est déterminante par rapport à la croissance économique et à la prospérité de l’entreprise. En vue de définir la meilleure stratégie, le dirigeant analyse les performances actuelles (les progrès à réaliser) et les axes de développement identifiés (nouveaux marchés, lancement de produits…).

Le management est né vers la fin du XIXe siècle, peu après la deuxième révolution industrielle. Depuis ce temps, les entrepreneurs et les ingénieurs ont réfléchi à la meilleure manière d’obtenir des performances excellentes dans la gestion et l’administration des entreprises.

Le début du XXe siècle est marqué par le développement du progrès technique et de la réflexion. À cette époque, on assiste à une gestion moderne des organisations. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, la gestion n’est pas une invention du XXe siècle. Les méthodes de management existent probablement depuis l’aube des temps, mais elles sont encore d’une grande importance. Au début du XXe siècle, le développement des méthodes scientifiques dans l’industrie, la création de richesses et le développement d’idées nouvelles qui se diffusent peu à peu dans les organisations expliquent en grande partie le développement socio-économique. Dans les pays industrialisés, l’usine représente le lieu par excellence de la création de richesses, vue comme la première source de valeur ajoutée. Le fonctionnement de l’usine et de ses chantiers repose sur une organisation rationnelle du travail, une organisation particulière des relations sociales.

D’où vient la gestion de projet ? 

De 1930 à 1950 : des processus strictement internes

Grands projets étatiques d’industrialisation tels que les grands projets militaires et aéronautiques ainsi que ceux relatifs aux infrastructures (autoroutes, ponts, barrages…), qui n’ont pas été encore soumis à d’exigeantes contraintes de coûts. Au cours de cette période, les ingénieurs appliqueront des techniques de gestion de projet qui ne sortiront pas du cadre de leurs entreprises et qui ne seront ni diffusées, ni standardisées. Elles resteront des processus internes de savoir-faire des entreprises

Les années 1950 : création de l’outil phare de la planification

À partir du milieu des années 1950, en 1954 d’abord, la société Du Pont de Nemours crée la méthode de graphique CPM (Critical Path Method) qui offre une visualisation des liaisons entre les tâches, les coûts et les délais. Plus tard, en 1957, l’US Navy développera, dans le cadre du programme Polaris, le PERT (Program Evaluation Review Technique) qui reste toujours l’un des outils phares de la planification de projet.

Les années 1960 : codification et diffusion des méthodes

La gestion de projet se structure avec la création d’associations professionnelles, comme le PMI (Project Management Institute créé aux États-Unis en 1969). Les États-Unis proposent un modèle universel de management de projet fondé sur une méthodologie rigoureuse, des procédures normalisées, des contrôles périodiques, une traçabilité du développement offrant ainsi un langage projet commun à tous les acteurs. 

Les années 1980 : l’organisation en équipe projet

Les méthodes de gestion de projet seront généralisées et appliquées à de nombreux secteurs d’activités, dont celui des services, comme une réponse aux exigences relatives à la qualité et aux prix des produits. En effet, ces produits devront être réalisés dans des délais courts et devront intégrer, dans leurs processus de fabrication et de conception, de nombreux fournisseurs, ce qui nécessitera une forte coordination. Nous assistons également, à cette même période, au développement de logiciels spécialisés dans les domaines de la planification, de l’ordonnancement, de la gestion de la documentation et de la configuration, du découpage technique et financier des tâches.

Le management moderne de l’entreprise s’impose quasi naturellement. La mise en application du management stratégique des organisations et des outils de gestion adaptés est le résultat de l’activité soutenue des consultants qui semblent maîtriser le fonctionnement des organisations. Cette emprise ne durera qu’un certain temps avant d’être elle-même remise en cause. Cependant, aujourd’hui encore, les entreprises de notre société sont les héritières de ces transformations. Parler de management moderne des organisations, c’est aussi prendre note de la naissance, puis de l’essor de la bureaucratie comme mode d’administration et d’organisation du travail. Un des faits les plus marquants du début du XXe siècle est l’émergence d’une approche scientifique et administrative de la gestion. Celle-ci sera complétée par une nouvelle conception de la gestion des personnes en vue d’une plus grande équité et d’une productivité accrue.

On retrouvera alors : 

La phase d’avant projet est est en quelque sorte la préparation l’échauffement ou l’entraînement tactique d’un avant match. Il est essentiel de bien l’organiser car sans une bonne préparation, vous vous doutez bien que l’échec sera au rendez-vous durant l’une des autres phases de réalisation.

La phase de définition du projet qui suit très rapidement la phase d’avant projet, la différence c’est qu’ici vous allez prévoir à l’avance tout le déroulé de votre projet, vous allez projeter des objectifs, des dates d’avancées, des dates de rendez-vous, la répartition des différents rôles de chacuns et chacunes des membres de l’équipe.
De plus, vous allez définir également la répartie du temps de réalisation de chaque élément et le coût pour tel ou tel opération. 

La phase de réalisation du projet est logiquement la phase la plus longue, et la plus importante. Elle va comprendre tout le développement du projet de A à Z. Contrairement aux anciennes méthodologies de projet de l’époque, ici les projets seront divisés en plusieurs étapes, elle même divisés en sous étapes avec une répartition de groupe de travail. Un début d’explication de ce qu’est la méthode Agile. 

La phase de bilan du projet représente la phase la plus sous-estimé de la gestion d’un projet et pourtant elle est très importante. Elle permet de faire un recueil de ce qui a été réalisé durant le projet et d’en tirer des conclusions. Généralement faite lors d’une réunion exceptionnelle, c’est le moment déterminant pour savoir s’il faut sortir le champagne pour célébrer la réussite ou pas…

Plus sérieusement, au delà d’une simple mesure de performance, vous allez établir les points forts et les points faibles qui se sont passés, afin de vous améliorer pour les prochains projets que vous allez réaliser. 

Maintenant que vous avez pris connaissance des étapes, on va démarrer par approfondir l’une de ces phases, celle de la phase d’avant projet.

Comme énoncé auparavant, la phase d’avant projet se déroule en 3 parties : 

• L’analyse stratégique 
• L’étude de faisabilité 
• La définition du produit

L’analyse stratégique : 

Combien d’entreprises souhaitent changer toute la méthodologie de travail de leur entreprise, ou encore souhaitent réaliser une transformation complète digitale et échouent car il ne s’adaptent pas en fonction de leurs acquis ?

Inutile de vouloir créer un site hyper performant si vous n’avez ni l’équipe technique en interne et/ou les fonds pour travailler avec des consultants et/ou une agence. 

Il suffira ensuite de présélectionner les différents projets pour atteindre l’objectif de l’entreprise. Il est très important de retenir qu’un projet n’est qu’une méthodologie pour atteindre des résultats. On va donc définir en réalisant un audit de l’existant, les mesures nécessaires et la sélection des différents groupes de projets à mener pour atteindre son but. 

On en oublie presque le principal qui sera alors de mesurer notre objectif clairement et de la manière la plus explicite possible, ce qui peut par exemple se traduire par la réalisation du nouveau site web de son entreprise en 6 mois, la réalisation d’une augmentation de son CA via les réseaux sociaux de 45% ou encore qu’aucun salarié n’ait besoin d’une photocopieuse pour décembre 2019… 

L’étude de faisabilité : 

La première étape va être de mesurer la faisabilité économique de votre projet, vous allez donc travailler avec le chargé de gestion de votre entreprise ou la personne en charge des finances afin de connaitre la balance financière de votre projet. Si vous estimez que votre projet demandera 100.000€ d’investissements et que vous avez une trésorerie dédiée à 10.000.000€ alors vous êtes en mesure rapidement de vous dire que l’idée n’est pas réalisable tandis que si vous êtes proche des 100.000€ (admettons 90.000€), la réflexion peut se poser davantage en essayant de voir comment réduire vos coûts de l’ordre de 10.000€. 

Il va ensuite falloir mesurer vos opportunités et vos menaces durant ce projet : est-ce que le temps est avec vous ? Est-ce que vous avez une véritable deadline (par exemple lancer votre site e-commerce avant les fête de Noël, le retard est juste impossible à mentionner, vos salariés sont-ils assez fidèles pour vous suivre tout au long du projet ou sentez-vous la menace de démissions ?) 

Bref vous l’aurez compris, vous allez mesurer ce qui vient aider ou saboter le projet en dehors de ce dernier afin d’anticiper et prévoir l’échec.

Par exemple, pour les salariés, vous allez prévoir des offres d’emplois à l’avance, afin de démarcher des potentiels futurs salariés pour mieux remplacer un potentiel départ.

Passons désormais à la faisabilité technique :

Cette étape consiste à déterminer si l’entreprise dispose des moyens mis à disposition pour répondre aux besoins techniques du projet (ordinateur performant, salariés qualifiés en développement, etc.).

Un autre point plus complexe qui s’adresse davantage au manager est l’acceptation sociale. En effet, des projets aussi importants qui vont restructurer complètement la façon de faire de votre entreprise ne vont-ils pas rebuter et faire fuir vos collaborateurs habitués à leur zone de confort. 

Si c’est le cas, mesurez à quel point vous pourriez aller dans la discussion et l’acceptation de leurs craintes face aux changements. S’ils cela ne représente aucun changement ou problème pour eux, alors vous avez de la chance, profitez-en.
Avec tous ces éléments, vous serez en mesure de donner une note globale à la réalisation du projet afin de déterminer si oui ou non, vous devez vous lancer.

Ces étapes ne sont pas des étapes obligatoires mais ce sont véritablement des conseils à suivre si vous démarrez dans la création d’un projet.

Définir les besoins méthodologiques et la livraison

Ça y est, votre projet est enfin validé et vous allez pouvoir commencer à régler les préparatifs de ces derniers.

La première bonne question à se poser, c’est d’établir les méthodes pour arriver à vos fins. Pour cela c’est assez “simple”, il vous suffira d’établir :

Cahier des charges : le cahier des charges (CDC) est un document contractuel à respecter lors d’un projet. Le cahier des charges permet à l’autorité contractante d’informer de ce qu’elle attend d’elle pendant la mise en œuvre du projet, et du déroulement de toutes les étapes de production.

Analyse fonctionnelle : l’analyse fonctionnelle est une approche qui consiste à rechercher et caractériser les fonctions offertes par un produit pour satisfaire les besoins de son utilisateur. L’approche est généralement menée en mode projet et peut être utilisée pour créer (concevoir) ou améliorer un produit.

Analyse stratégique : l’analyse stratégique d’une entreprise est le processus d’analyse de la situation de cette entreprise ou de l’un de ses secteurs d’activité stratégiques par rapport à son environnement, son marché, ses concurrents, leurs stratégies actuelles et potentielles dans le futur et ses capacités actuelles et futures. L’analyse stratégique est l’une des principales activités des cabinets de conseil en stratégie et en management.

L’objectif de cette phase est de définir complètement le référentiel du projet en développant les concepts définis dans la phase d’avant-projet, en détaillant suffisamment pour passer à la phase de réalisation.

Vous allez donc dresser un calendrier, avec une répartition des rôles. Vous allez également répartir le budget selon les équipes que vous aurez définies, bref vous allez détailler un maximum d’informations, dresser un plan d’action complet.

Les principaux éléments du référentiel du projet sont :

• La note de cadrage (document récapitulatif qui consiste à exposer l’idée d’un projet de manière aussi succincte et claire que possible. Son objectif fondamental est de rendre cette idée compréhensible et donc « accessible » à tous. Une bonne note d’orientation est un document qu’une personne totalement extérieure au projet peut comprendre globalement et ainsi se faire une idée générale du projet décrit)
• La structuration du projet
• Le planning
• Le budget de référence
• L’analyse des risques
• Plan d’information et de communication
• Plan de management de la qualité

Le cahier des charges est un document physique ou virtuel à respecter lors d’un projet. Ce dernier permet à un responsable d’informer le futur gestionnaire du projet et ses équipes de ce qui est attendu d’eux lors de la mise en œuvre du projet, et en précisant les pénalités en cas de non respect de ce dernier. 

Il décrit précisément les besoins auxquels le prestataire de services ou le soumissionnaire doit répondre et organise la relation entre les différents acteurs tout au long du projet.

Ce cahier est rédigé par le chef de projet dès le lancement du projet.

– C’est un document de référence à usage strictement interne pour informer sur l’objet du projet, ses enjeux, ses objectifs, ses contraintes, ses risques…

Ce document comporte :

– L’origine du projet : les enjeux et la demande du marché ou d’un client ou tout autre élément ayant incité le lancement du projet afin de comprendre le contexte de la demande. Cela est primordial car il permettra de justifier le choix de lancer ce projet et surtout l’intérêt du produit/service qui en découle par rapport au marché ou à l’entreprise.

– Des études antérieures :  des expériences analogues, des documents de projets antérieurs, un audit de l’existant sur l’état de santé économique de l’entreprise et les moyens dont dispose l’équipe pour réaliser ce projet. Cette étude est essentielle car elle permet de connaître l’état de santé de l’entreprise au moment de lancer le projet, mais surtout connaître ses forces & ses faiblesses à la date de lancement mais également les opportunités et les menaces auxquels elle fait face.

– L’objet du projet y est détaillé : périmètre et phasage du projet , définition du produit du projet. C’est à cet endroit que l’on définit précisément le concept du projet. Un exemple simple serait de définir le projet de création de site web, en expliquant l’intérêt du site, à quoi il ressemblera. Généralement, l’objet du projet est détaillé en quelques lignes afin de simplifier sa compréhension. Bien entendu, par la suite, il sera plus détaillé avec l’ensemble des attentes concernant la réalisation de ce projet. Par exemple cela peut être la création d’un nouveau site web interne pour une entreprise afin d’améliorer les conditions d’échanges entre les salariés et la diffusion d’informations entre les responsables et l’ensemble des employés des différents services.

– La liste des livrables du projet : un livrable est un rendu à soumettre à une partie prenante au projet. Imaginons que le projet que vous réalisez est de rédiger un site e-commerce pour une marque de vêtements, alors vous aurez plusieurs étapes de livraison pour vérifier l’état d’avancement du projet, cela peut être : la maquette, 

– Les objectifs du projet : coût, performances et délai du projet à réaliser. Généralement le but est de dépenser le moins possible dans l’enveloppe accordée tout en réalisant les meilleurs résultats possibles. Encore une fois, il est bon de rappeler qu’il s’agit d’un objectif le plus réaliste possible et dont le but est de statuer, dès le début du projet, les attentes que l’entreprise a concernant le développement du projet.

– Les parties prenantes du projet : dans cette partie, il sera précisé qui sont les acteurs du projet et leurs différents périmètres d’interventions. Le but ici est de bien simplifier le rôle de chacun, afin d’éviter les mauvaises compréhensions et une mauvaise harmonie de travail au sein de l’équipe projet. Ca peut être deux commerciaux au sein de la même équipe qui auront chacun une cible à commercer (pour l’un, cela peut être le marché du B2B et pour l’autre l’ensemble du marché B2C).

– Les contraintes : l’étape la moins agréable mais tout aussi importante, ici il sera question de clarifier les normes, règlements, brevets, pénalités de retard du projet, etc.

– L’évaluation des principaux risques : une étape trop souvent négligée, ici le but va être véritablement d’essayer d’anticiper tous les risques possibles dans la mesure du possible. Vous pouvez, dans votre équipe, ne disposer que d’un seul développeur web, alors vous vous doutez bien qu’il faudra anticiper une potentiel démission ou absence de ce dernier en préparant une fiche de poste ; prévoir des consultants qui viendront couvrir la période d’absence ou tout autre chose, le but étant de réduire au maximum l’impact de ces risques. Mais rappelez vous, le risque 0 et l’anticipation à 100% n’existent pas 

Bien évidemment, ce cahier des charges pourra être modifié dans le temps, ou devenir obsolète avec l’arrivée d’imprévus ou de nouveautés mais il reste un document fiable expliquant les enjeux et les problématiques du projet.